Оформлення закордонного паспорта особі, яка не досягла 16-річного віку, здійснюється за попереднім записом  через електронну чергу на підставі заяви-анкети одного з батьків (усиновлювачів), опікунів, піклувальників або інших законних представників, у тому числі осіб, уповноважених відповідно до законодавства інших держав на представлення інтересів дитини щодо оформлення паспорта для виїзду за кордон.

До заяви додаються:

• попередній закордонний паспорт дитини, який підлягає обміну (за наявності);

• ID-картка дитини (з 14 років);

• довідку про реєстрацію місця проживання дитини в Україні (за наявності);

• свідоцтво про народження (документ, виданий компетентними органами іноземної держави подається легалізованим (засвідченим штампом «Апостиль») з перекладом українською мовою, засвідченим нотаріально. У разі народження дитини в Японії документом, що підтверджує реєстрацію народження дитини, є shusseijuri shoumeisho);

• документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування за кордоном (zairyu kado/картка резидента Японії або juminhyo);

• документ, що посвідчує особу законного представника, та документ, що підтверджує повноваження особи як законного представника, у тому числі документ, виданий уповноваженим органом іноземної держави, який підтверджує повноваження особи на представлення інтересів дитини щодо оформлення паспорта для виїзду за кордон, - у разі подання документів законним представником, крім випадків, коли законним представником є один із батьків;

• довідка про реєстрацію особи громадянином України (у разі народження дитини за межами України);
•  паперове фото дитини до 12 років 10х15 см (для сканування), на білому фоні, обличчя займає 70% фото, тобто відстань від вуха до бокового краю фотокартки приблизно 2,5 см, відстань маківки голови до верхнього краю фотокартки приблизно 2,5 см. ВАЖЛИВО: у посольстві фото дітей не виготовляються, фотоательє поруч відсутні. Присутність дитини з 12 років обов’язкова;
• реєстраційний номер облікової картки платника податків (за наявності);
• квитанція про сплату консульського збору за розгляд заяви-анкети у розмірі 6400 єн (сплачується до візиту в посольство, у банку напередодні, реквізити для сплати консульського збору:

• 三菱ＵＦＪ銀行 　Mitsubishi UFJ Bank 広尾支店 　Hiroo Branch 普通口座　０９５２７１１ 　acc. 0952711 エンバシー オブ ウクライナ Embassy of Ukraine in Japan 申請者の名義

  6400　　　円(yen)