Для взяття на консульський облік необхідно підготувати такі документи та записатися на консульський прийом для їх особистої подачі

• Заява для дорослих (роздрукована, заповнена  та підписана) заява для дорослих
• Заява для дітей (роздрукована, заповнена та підписана)   заява для дітей
• - одна фотокартка розміром 10х15 см (білий фон, зображення обличчя - 70-80% загальної площі фото);
• - оригінал Паспорта громадянина України для виїзду за кордон, а також копія сторінки паспорта, що містить персональні дані (перша сторінка);
• - оригінал та копія виданого компетентними органами Японії дозволу, що дає право на проживання на території Японії Це може бути резидентська картка або віза, дійсна не менш 90 днів;
• Копія резидентської картки або juminhyou, (документа, що підтверджує адресу місця проживання або перебування громадянина України на території Японії);
• - Копія документа, до якого внесена інформація про місце народження особи (внутрішнього паспорта громадянина України / свідоцтва про народження / витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про державну реєстрацію народження дитини);
• - Копія довідки про реєстрацію/зняття з реєстрації місця проживання або паспорта громадянина України у формі книжечки (лише для взяття на тимчасовий консульський облік);
• - Оригінал документа про сплату консульського збору - 2800 японських єн. Консульський збір сплачується у банку або АТМ (Увага! У разі відсутності повного пакету документів, консульський збір не відшкодовується) ; банківські реквізити
• Консульський збір за взяття на тимчасовий та постійний консульський облік може стягуватись у подвійному розмірі у разі розгляду заяви в терміновому порядку (у день звернення) – 5600 єн.

У разі  надсилання документів поштою просимо використовувати  конверти LetterPack （レータ・パック）, які продаються на пошті, та надсилати зворотний конверт із написаною своєю адресою докладніше про Letter Pack