Щоб подати заяву на оформлення біометричного паспорта, необхідно прибути до Посольства України в Японії у деть та час, попередньо домовлений із консулом ( запис на прийом можна зробити на телефоном 5474-9773 або звернувшись на імейл consul_jp@mfa.gov.ua). З собою необхідно мати діючий паспорт громадянина України для виїзду за кордон та його копію, реєстраційною карткою іноземця (在留カード）та її копію.
Консульський збір складає 4400 ієн (розгляд заяви) + 9900 ієн (оформлення) та сплачується пред’явлення згаданих документів. Термін оформлення з урахуванням часу доставки - може складати 3 місяці і більше. Після надходження оформленого паспорта заявник має приїхати до Посольства та отримати оформлений на його ім’я паспорт.
Для реєстрації шлюбу між громадянкою (громадянином) України та громадянином (громадянкою) Японії у місцевих органах Японії громадянці (громадянину) України необхідно звернутися до Посольства України в Японії для оформлення заяви про сімейний стан, підпис на якій засвідчується нотаріально.
Для оформлення згаданої заяви необхідно особисто звернутися до консульського відділу Посольства у прийомні години. При собі мати паспорт громадянина України для виїзду за кордон.
Строки оформлення та консульський збір: оформлення заяви відбувається за попереднім записом в день звернення, консульський збір -2200 ієн
Якщо ви зареєстровані на території України (не оформлювали дозвіл компетентних органів України на виїзд на постійне проживання за кордон), то вам слід проставити на документі про укладення шлюбу на території Японії штамп Апостиль у Міністерстві закордонних справ Японії (外務省), після чого нотаріально оформити його переклад на українську мову та надати до органів реєстрації актів цивільного стану за місцем вашого проживання в Україні.
Ні, усі нотаріальні дії виконуються під час особистого звернення заявника до консульського відділу Посольства з наданням документів, що підтверджують його особу та громадянство.
Консульський збір сплачується у зручному для вас відділенні банку або АТМ після отримння відповідної інформації від консула. Сплата консульського збору готівкою не допускається.
Заявник звертається імейлом на адресу consul_jp@mfa.gov.ua із проханням оформити доставку DHL (із вказанням приізвища та імя власника паспорта), після чого йому у відповідь надсилається відповідна інформація щодо оформлення доставки.
Відповідно до п.4 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.95 № 57 (у редакції постанови КМУ від 25.08.2010р. № 724), виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків, здійснюється без нотаріально посвідчуваної згоди - якщо другий з батьків є іноземцем або особою без громадянства, що підтверджується записом про батька у свідоцтві про народження дитини, та який (яка) відсутній у пункті пропуску; при цьому іноземні документи мають бути легалізовані та міститизасвідчений нотаріально переклад українською мовою.