Щоб подати заяву на оформлення біометричного паспорта, необхідно прибути до Посольства України в Японії у прийомні години консульського відділу ( щодня з 9 до 12.30, крім вихідних та святкових днів та середи, у середу – з 14 до 17 год.) з діючим паспортом громадянина України для виїзду за кордон, реєстраційною карткою іноземця (在留カード）або відповідною візою.
Консульський збір складає 2750 ієн (розгляд заяви) +12100 ієн (оформлення) та сплачується після пред’явлення згаданих документів. Термін оформлення без урахування часу доставки - 3 місяці. Після надходження оформленого паспорта заявник має приїхати до Посольства та отримати оформлений на його ім’я паспорт.
Для реєстрації шлюбу між громадянкою (громадянином) України та громадянином (громадянкою) Японії у місцевих органах Японії громадянці (громадянину) України необхідно звернутися до Посольства України в Японії для оформлення заяви про сімейний стан, підпис на якій засвідчується нотаріально.
Для оформлення згаданої заяви необхідно особисто звернутися до консульського відділу Посольства у прийомні години. При собі мати паспорт громадянина України для виїзду за кордон. Одночасно можливо замовити переклад заяви японською мовою.
Строки оформлення та консульський збір: оформлення заяви - в день звернення, консульський збір - 3000 ієн; переклад японською мовою, як правило, в день звернення- 6000 ієн.
Якщо ви зареєстровані на території України (не оформлювали дозвіл компетентних органів України на виїзд на постійне проживання за кордон), то вам слід проставити на документі про укладення шлюбу на території Японії штамп Апостиль у Міністерстві закордонних справ Японії (外務省), після чого нотаріально оформити його переклад на українську мову та надати до органів реєстрації актів цивільного стану за місцем вашого проживання в Україні.
Ні, усі нотаріальні дії виконуються під час особистого звернення заявника до консульського відділу Посольства з наданням документів, що підтверджують його особу та громадянство.
Консульський збір сплачується у найближчому відділенні банку або АТМ після перевірки поданих документів та отримання відповідного направлення на сплату. Сплата консульського збору готівкою не допускається.
Заявник подає до консульського відділу заяву про доставку за його рахунок оформленого на його ім’я паспорта громадянина України для виїзду за кордон із зазначенням його акаунта в одній із служб міжнародної кур’єрської доставки (наприклад, DHL або FedEx).
Відповідно до п.4 Правил перетинання державного кордону громадянами України, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 27.01.95 № 57 (у редакції постанови КМУ від 25.08.2010р. № 724), виїзд з України громадян, які не досягли 16-річного віку, в супроводі одного з батьків або інших осіб, уповноважених одним з батьків, здійснюється без нотаріально посвідчуваної згоди - якщо другий з батьків є іноземцем або особою без громадянства, що підтверджується записом про батька у свідоцтві про народження дитини, та який (яка) відсутній у пункті пропуску; при цьому іноземні документи мають бути легалізовані та міститизасвідчений нотаріально переклад українською мовою.